Relatieportaal en UBO-formulier

Allianz, een wereldleider in verzekeringen en financiële dienstverlening, dient van ongeveer 15.000 relaties een ingevuld UBO-formulier (Ultimate Beneficial Owner) te ontvangen. Deze formulieren worden vervolgens verwerkt in het Sanctieplatform, om te voldoen aan wettelijke vereisten en de naleving van sanctieregels te waarborgen.

Allianz Offices
100-en
Onboardingen per jaar
>75%
Proces geautomatiseerd
5+
Automatische controles
UBO Formulier

Vraagstuk: Digitaal tussenpersonen onboarden

Organisaties zijn wettelijk verplicht de identiteit van de UBO’s (ultimate beneficial owners) van hun relaties vast te stellen om te bepalen welke natuurlijke personen de uiteindelijke belanghebbenden zijn van een rechtspersoon.

Omdat Allianz niet van elke relatie een e-mailadres heeft en dit proces zo efficiënt mogelijk wil uitvoeren, is Fenêtre gevraagd om het proces van het uitvragen van de UBO-gegevens te digitaliseren. Dit maakt het verzamelen van de noodzakelijke informatie eenvoudiger en sneller, waardoor Allianz aan de wettelijke eisen kan voldoen zonder onnodige administratieve belasting.

Beveiligd online portaal voor UBO-gegevens

Met het Silicon Low Code platform is een beveiligd online portaal ontwikkeld, gekoppeld aan het UBO-formulier. Naast het aanmaken en beheren van gebruikers, kan Allianz hier Excel-bestanden met relatiegegevens importeren. Tijdens het importeren wordt er automatisch een uniek wachtwoord per relatie gegenereerd. Dit portaal is exclusief toegankelijk voor medewerkers van Allianz, en alle relatiegegevens worden veilig versleuteld opgeslagen.

Wanneer relatiegegevens tijdens het invullen van het UBO-formulier worden aangevuld of gewijzigd, worden deze wijzigingen direct zichtbaar in het portaal. Allianz kan hierop eenvoudig filteren en de gewijzigde gegevens apart exporteren, wat het mogelijk maakt om de eigen systemen snel en efficiënt te actualiseren.

Online Portaal UBO
Allianz Arena motion blur
Office Meeting

Online UBO formulier

Het UBO formulier, ontwikkeld met Diamond Forms, Flows & Docs, wordt via een URL beschikbaar gesteld aan de relaties van Allianz. Zij ontvangen een brief met URL, relatienummer en het, via de portal gecreëerde, wachtwoord.

Om het invullen voor de relaties zo makkelijk mogelijk te maken, zijn de geïmporteerde relatiegegevens zoveel mogelijk vooraf ingevuld. In de UBO-verklaring kunnen de gegevens van alle belanghebbenden worden opgegeven. Het formulier is beschikbaar in het Nederlands en Engels en kan digitaal ondertekend worden. Met de ondertekening belooft de relatie eventuele wijzigingen door te geven.

Resultaten met de Silicon applicatie

  1. Online meertalig UBO formulier voor relaties met persoonlijk wachtwoord.
  2. Slim formulier; vooraf zo veel mogelijk automatisch ingevuld en digitaal te ondertekenen.
  3. Online portal voor medewerkers van Allianz, met versleutelde gegevensopslag.
quote
Allianz logo
Nancy Hellendoorn
Teamleider Policy Midcorp & Ubo Team @ Allianz
Een prettige partner om mee samen te werken. Er wordt echt geluisterd naar onze wensen, mede dankzij de mogelijkheden voor ondersteuning en face-to-face contact.
Develop software faster - motion blur
AIG
International fleet management tool
Grote hoeveelheid klantpolissen en voertuiggegevens bijhouden met een Silicon Low Code fleet management tool, op maat gemaakt voor AIG. Gekoppeld systeem met business rules per land.
Lees meer
Rotterdam verzekeraars
VNAB
Efficiënter offerteproces verzekeringsmarkt
Voor de VNAB, de brancheorganisatie voor de zakelijke verzekeringsmarkt, ondersteunt low-code software een optimaal offerteproces. Digitale ondersteuning met behoud van flexibiliteit en snelheid.
Lees meer
Alle klantverhalen

Meer weten over Silicon Low Code?

De keuze voor nieuwe software is niet zomaar gemaakt, dat begrijpen we heel goed. Daarom bieden we u de mogelijkheid de talrijke functionaliteiten van Silicon eerst zelf te ervaren met een online demo.

Online demo